Как гасить накладные в системе Меркурий

Поскольку операция гашения ветеринарных документов в ФГИС является ключевой, государство установило определённые требования к лицам, которые имеют право оформлять входящие ветеринарные сертификаты.

В системе Меркурий подтверждение товарно-транспортных накладных (ТТН) возможно при соблюдении следующих условий:

Регистрация в Меркурии оформляется через подачу заявки в территориальное отделение Россельхознадзора. Сделать это можно онлайн, при личном обращении или перепоручив операцию профессиональной компании.

ЭЦП можно получить в аккредитованном Удостоверяющем центре. Там же выдадут всё необходимое для её использования — USB-ключ и лицензию на ПО. Как это сделать найдёте здесь.

Электронный документооборот в системе Меркурий. ХС частично автоматизирован. Формируя партию на отправку, контрагент оформляет транспортный ВСД, который появляется в личном кабинете принимающей стороны и ждёт гашения. Получатель должен принять товар и поставить его на учёт своего предприятия. Сделать это нужно в суточный срок с момента поставки.

Порядок действий при гашении ВСД следующий:

Принятый поднадзорный товар автоматически признаётся годным к реализации или для дальнейшей переработки, ставится на баланс, о чём в журнале учёта появляется запись.

Брак можно будет отправить контрагенту, но делать это придётся без претензии и акта, а по договорённости. Доказать, что партия не соответствовала накладной будет затруднительно. Возврат (если вторая сторона на это согласится) оформляют как обычную поставку с транспортным ВСД.

Что считать «допустимым отклонением в 5%», которое можно проигнорировать (отредактировать) при приёмке:

Что не влияет на качество поставки, но в системе считается серьёзным нарушением:

Эти данные в накладной принимающая сторона отредактировать не сможет.

Процедура приёмки товара занимает много времени, требует аккуратности и навыков. Если поставки осуществляются несколько раз в день, то для этой работы лучше выделить постоянного сотрудника. Можно обратиться в специализированную компанию, которая возьмёт на себя гашение ВСД (как уполномоченное лицо ХС). Это уменьшит риск ошибок и нарушений.

Приход электронной ВСД на товар система не сопровождает каким-либо уведомлением. Перед тем, как погасить в Меркурии накладные для ИП или компании, входящий документ нужно найти в профиле своего предприятия. Рассмотрим пошаговый алгоритм действий при полном соответствии поставки.

Чтобы погасить накладные, нужно войти в личный кабинет системы Меркурий.ХС.

Авторизоваться можно через личный логин/пароль (передавать его коллегам запрещено) или через Госуслуги.

Если у вас не одно предприятие, то выберите нужное.

Откройте вкладку «Журнал продукции» и нажмите на подраздел «Оформленные» в блоке «Входящие ВСД». Откроется список документов, поступивших на ваше предприятие от поставщиков.

Выберите из списка накладную на принимаемую партию. Если список большой, то можно воспользоваться поиском по реквизитам — ввести в графу серию, номер, дату товарно-транспортной накладной, вписать предприятие-поставщика и т. д. Система быстро найдёт нужную позицию.

Для просмотра документа нажмите кнопку с лупой справа от записи.

Откроется форма просмотра ВСД.

В электронной накладной проверьте указанную информацию. Если всё совпадает, то внизу страницы нажмите на кнопку «Погасить».

Система обновит окно, изменив просмотр документа на «Гашение ВСД». Вверху страницы будет блок «Фактические сведения» с пустыми графами.

Здесь можно скорректировать информацию о поставке, если выявлены незначительные (не более 5%) расхождения.

В середине будет блок «Сведения по ВСД».

Это та информация, что прислал поставщик.

Внизу страницы расположен блок «Сведения о гашении».

Здесь нужно вписать дату совершения операции. Ещё раз всё проверьте. Нажмите кнопку «Сохранить».

Статус ВСД изменится на «погашено», а в журнале продукции (на балансе вашего предприятия) появится соответствующая запись.

Если нужно вернуть часть продукции поставщику, то на странице «Гашение ВСД» (это шаг 5 в нашей инструкции) нужно поставить галочку в специальном квадратике около надписи «разделить партию».

Система автоматически дополнит форму несколькими пустыми графами, в которые можно вписать:

Нажать кнопку «Сохранить».

Отдельное оформление возвратной ВСД в ручном режиме системой не предусмотрено. Электронный документ сформируется автоматически. Принятая часть товара появится в журнале предприятия.

Если принимающая сторона принимает решение полностью отказаться от товара, то в графе «объём» и/или «кол-во упаковок» проставляется «0». Указывается причина отказа. Документ сохраняется. В результате накладная будет погашена, журнал продукции останется без изменений, а на всю партию будет сформирована возвратная ВСД.

Ограничения во времени гашения очень неудобны для небольших магазинов, которые торгуют в розницу. Они ежедневно получают несколько партий товара, содержащих до 10 разных наименований. Учесть все данные одним документом ФГИС не позволяет. На ручное оформление каждой позиции уходит много времени, а продавец часто работает один с покупателями, с поставщиками, с ЕГАИС и ВетИС.

Получая множество нареканий и вопросов о том, как погасить в Меркурии накладные для ИП с небольшим товарооборотом, Россельхознадзор разрешил делать это через уполномоченного ХС. Крупные компании самостоятельно предлагают удобный вариант постоянным контрагентам. Дистрибьютор получает постоянный рынок сбыта, розница не отвлекается на учёт, товар своевременно «поступает на склад».

Суть уполномоченного гашения в том, что ВСД на отправляемый товар гасит не получатель, а поставщик. Для реализации этой схемы необходимо:

После несложной процедуры в интерфейсе личного кабинета необходимо добавить контрагента в «уполномоченные». Сделать это можно в настройках, перейдя в раздел уполномоченного гашения. Система позволяет создать список из 20 контрагентов. Если кнопка для оформления документов не появилась, то заявка не одобрена.

Также система предусматривает гашение:

Начинающим предпринимателям рекомендуется пройти обучение, чтобы избежать ошибок в заполнении данных и блокировки РСХН. Если с оформлением ВСД возникают трудности, то можно обратиться в специализированную компанию, которая возьмёт на себя полное сопровождение в ФГИС Меркурий или поможет в особо трудных случаях.