Инвентаризация в системе Меркурий

Даже скрупулёзное оформление ВСД в системе Меркурий не гарантирует того, что не будет разногласий между продукцией у компании по факту и по документам. Как и в классическом случае, для устранения несоответствий необходима периодическая сверка остатков – инвентаризация. Для этого в подразделе ФГИС есть отдельный функционал.

Производителей и дистрибьюторов государство обязывает проводить инвентаризацию в Меркурии еженедельно. Хозяйствующие субъекты (ХС), реализующие товары конечному потребителю, свободны сами назначать сроки таких проверок.
Содержание:

Для чего и в каких случаях проводят инвентаризацию

Инвентаризация в Меркурии – это не только подсчёт поднадзорной продукции с выявлением недостачи или излишков. В системе можно списать, добавить или изменить характеристики товаров, оформив соответствующие электронные ВСД. Регулярно проводимая инвентаризация упрощает взаимодействие с контролирующими органами, позволяет вовремя корректировать взаимодействие с партнёрами, оптимизировать работу внутри компании, ИП или организации.

Распространённые причины, по которым возможно несоответствие количества продукции на складе данным системы Меркурий:
  • человеческий фактор – ошибки при оформлении производственных или входящих ВСД, неверное гашение;
  • естественная убыль – уменьшение веса в процессе хранения;
  • технологические потери и ситуации форс-мажора – бой, просрочка, действия злоумышленников.
Функционал ГИС Меркурий разбивает оформление ВСД на три отдельные операции.
  • 1
    Добавление. Проводится, когда в результате инвентаризации обнаружены излишки. К примеру, товар принят или произведён, но не занесён в систему.
  • 2
    Изменение. Эта операция относится к корректировке характеристик продукции. Позиция есть в наличии, но числится не в том реестре. К примеру, возникла пересортица, а переоформление эВСД позволит продать товар по обоснованной цене.
  • 3
    Удаление или списание. Самый распространённый случай – нехватка продукции на складе, порча, просрочка, выдача работникам или использование для нужд предприятия.
Обратите внимание! Если недостача выявлена в ходе приёмки товара, то акт несоответствия оформляется гашением ВСД.
Хозяйствующий субъект обязан указать причину проведения инвентаризации. Для удобства система предлагает на выбор выпадающие готовые формулировки, но у пользователя остаётся возможность ввести свою вручную.

Требования к проведению инвентаризации

Сотрудник, проводящий операции, несёт личную ответственность за все оформляемые документы. Чтобы иметь право создать заявку и подписать акт инвентаризации, пользователь должен соответствовать нескольким условиям.
  • 1
    Иметь полномочия «Администратора» или «Пользователя» для доступа в систему Меркурий.ХС с личным паролем.
  • 2
    Иметь собственную УКЭП (усиленная ЭЦП) и программное обеспечение для её использования на компьютере.
  • 3
    Иметь полномочия доступа к предприятию, на котором проводится инвентаризация.
Работать с системой Меркурий.ХС необходимо в том же браузере, который выбран для установки плагина и шифратора Усиленной Квалифицированной Электронной Подписи. Личные данные владельца сертификата УКЭП и личные данные сотрудника, проводящего инвентаризацию, должны совпадать полностью.

Как провести инвентаризацию в Меркурии: пошаговая инструкция

Шаг 1
Откройте в браузере главную страницу подсистемы Меркурий.ХС и войдите в личный кабинет. Сделать это можно через личный логин и пароль или через ЕСИА Госуслуги. В последнем случае уполномоченному лицу необходимо быть зарегистрированным в ВетИС.
Шаг 2
Если у компании несколько предприятий, то из списка выберите наименование того, на котором проводите инвентаризацию. «Выбрать все» нельзя, поскольку эта позиция позволяет проводить только опись имущества.
Шаг 3
Зайдите в раздел «Инвентаризация». Перечень разделов расположен в линейку вверху страницы. Откроется страница с перечнем заявок (если таковые есть) и их статусом. Нажмите «Добавить».
Шаг 4
Система перенаправила вас на страницу «Добавление заявки». Здесь нужно последовательно заполнить все графы, отмеченные красной звёздочкой.
  • 1
    Выбрать одно из трёх оснований для проведения инвентаризации. От выбранной позиции зависит статус конечного документа. Вы получите либо акт инвентаризации, либо акт сверки, либо акт списания. Здесь же впишите дату проведения, реквизиты приказа и описи.
  • 2
    Ввести личные данные ответственного лица, выбрав из списка добавленных ранее пользователей.
  • 3
    Заполнить графу причины проведения инвентаризации. Если у вас выявлено несколько несоответствий по разным причинам, то на каждый случай потребуется оформить отдельную заявку.
Нажмите «Сохранить».
Инвентаризация в Меркурии 1
Шаг 5
Откроется форма просмотра заявки. Проверьте ранее внесённые сведения. Здесь вы можете отредактировать данные или удалить заявку.

Если всё верно, то нажмите «Добавить» в блоке «Выявленные несоответствия», который расположен в левом нижнем углу окна.
Инвентаризация в Меркурии 2
Шаг 6
В открывшейся форме «выбор операции для заявки» система предлагает указать выявленные несоответствия. Можно:
  • добавить товары, которые обнаружились в излишках на предприятии;
  • изменить запись в журнале, переведя продукцию из одной категории в другую;
  • удалить запись о позициях, которых уже нет в наличии.
Инвентаризация в Меркурии 3
Подсистема Меркурий.ХС пошагово предлагает заполнять заявку, автоматически открывая выбранную форму.

Добавление продукции

Выбирается входящий или произведённый товар. Далее заносятся сведения о производителе/поставщике, характеристики товара, ВСД и данные номенклатуры. Для удобства пользователей система предлагает выбрать информацию из готовых реестров. Операция по заполнению отнимает не более 1 минуты. В конце необходимо сохранить заявку.

Изменение данных о товаре

Здесь нужно:
  • найти существующую запись по её номеру, наименованию или через расширенный поиск, который открывается кликом на значок с лупой;
  • сохранить выбранные позиции;
  • отредактировать записи.
Изменение данных о товаре

Удаление записей при недостаче

В записях журнала предприятия галочкой слева нужно отметить все позиции, назначенные к списанию. За один раз система позволяет выбрать не более 100 наименований.
Удаление записей при недостаче
Шаг 7
После того как необходимые изменения внесены, система перенаправит вас на страницу просмотра сведений о заявках. Для удобства пользователей и наглядности они будут промаркированы разным цветом.
  • 1
    Добавление – зелёным.
  • 2
    Корректировку – жёлтым.
  • 3
    Удаление – красным.
Если всё правильно, то нажмите на кнопку «Оформить» или «Подписать и оформить».

Записи в ГИС Меркурий изменятся, а нужный акт вы найдёте на странице сведений о соответствующей продукции. Здесь можно его просмотреть и распечатать.

Как отменить инвентаризацию

Отменить инвентаризацию можно на этапе пятого шага, до того как заявка создана и сохранена. После полного оформления ФГИС «Меркурий» действует автоматически. Если выяснилось, что внесены неверные сведения, то придётся создавать новую заявку, аналогичную по форме, но с исправленным содержанием.

Какие вопросы могут возникнуть в ходе инвентаризации

В заключение

  • -1-
    Инвентаризация в подсистеме "Меркурий.ХС" - это хороший инструмент для систематизированного контроля движения товаров и правильного оформления ветеринарных документов.
  • -2-
    Проводить её имеет право уполномоченный сотрудник с соответствующим уровнем доступа.
  • -3-
    Для подписания актов необходима усиленная ЭП и программное обеспечение для её использования.
  • -4-
    Работу с системой следует поручить аккуратному и грамотному сотруднику, поскольку ошибки негативно отражаются на ведении бизнеса.
Автор статьи
Евтюхов Андрей Александрович
Дипломированный специалист по направлению «Ветеринария». Имеет общий стаж работы в ветеринарии — 12 лет, в том числе в государственной ветеринарной службе — 8 лет.
Является экспертом по вопросам взаимодействия с федеральной государственной информационной системой «Меркурий».
E-mail: zakaz@sirius24.ru
Остались вопросы?
Обратитесь за помощью к профессионалам.
Наши контакты:
Бесплатный звонок по России
8
(800) 707-84-59
электронная почта: zakaz@sirius24.ru

Адрес СПб: метро «Девяткино», ул. Центральная, д. 46, БЦ «Исток СВ», оф. 214 тел.: +7 (812) 507-85-73

Адрес Москва: метро «Охотный ряд», ул. Тверская, д. 9, стр. 7, пом. 7
тел.: +7 (495) 128-34-45.

  • индивидуальный предприниматель
    Евтюхов Андрей Александрович
    ИНН: 780228155675
    ОГРНИП: 317784700207196 от 26.07.2017
    Банк: ТОЧКА ПАО БАНКА "ФК ОТКРЫТИЕ"
    Р/с: 40802810908500004316
    К/с: 30101810845250000999
    БИК: 044525999